חתימה דיגיטלית שתחסוך לך שעות עבודה וניירת

0
145
חתימה דיגיטלית שתחסוך לך שעות עבודה וניירת
קרדיט FREEPIK

בין אם מדובר במשרד עורכי דין או ראיית חשבון, בעסק קטן יחסית או בארגון גדול – מסמכים וטפסים מהווים חלק בלתי נפרד מהפעילות במחלקות משאבי האנוש, הנהלת החשבונות, האדמיניסטרציה, שירות הלקוחות ובעבודתם של אנשי המקצוע השונים. מסמכים עם חתימה דיגיטלית הופכים את העבודה להרבה יותר יעילה וחותכים בהוצאות השוטפות.

המשמעות של חתימה דיגיטלית

חוק חתימה אלקטרונית מפרט סוגים שונים של חתימות דיגיטליות מוצפנות על גבי מסמכים מגוונים, אשר תפקידן להבטיח שלא נעשים במסמך כל שינויים מלבד אלו המבוקשים על ידי השולח והנמען. יחד עם זאת, כאשר מדברים על חתימה דיגיטלית על מסמכים לא מתכוונים בהכרח לחתימות אלקטרוניות מוצפנות. במרבית המקרים הכוונה היא לחתימה הרבה יותר פשוטה – פשוט חתימתו של אדם על מסמך – בין אם מדובר בחוזה העסקה של עובד, שיוך לקופת גמל, טפסי ציוד, מסמכי קבלת שירות וכן הלאה.

במילים אחרות, זו אותה החתימה בדיוק כפי שהיה עד כה במסמכים הפיזיים, רק שכן לא מעורב כל נייר. התהליך בכללותו מתקיים אונליין, כאשר המסמכים עצמם יושבים על מחשבי העסק או בענן, עוברים לעובד, ללקוח או לנציג השירות דרך הרשת, וגם ממולאים בלי צורך להדפיס את המסמך, לסרוק אותו, לפקסס, לחתום ולשלוח פיזית בכל דרך שהיא. החתימה הדיגיטלית עצמה מבוצעת בקלות רבה בעזרת העכבר של המחשב, או אם המסמך נשלח לנייד של הנמען היא מבוצעת עם האצבע על מסך המגע.

חיסכון בשעות עבודה וניירת

חתימה דיגיטלית על מסמכים חוסכת לא מעט שעות עבודה והוצאות משרדיות. בראש ובראשונה, היא מייתרת חלק נכבד מההתעסקות שהייתה עד כה לכל הצדדים – מבחינת מחלקות העסק נחסך כל תהליך ההדפסה, התיוק והשליפה של מסמכים פיזיים – על כל המשתמע מכך מבחינת שעות העבודה, טעויות האנוש האופייניות וכמובן גם החיסכון במקומות אפסון ייעודיים לניירת. החתימות והמסמכים הדיגיטליים מפנים את אנשי המחלקות לעיסוקים יותר משמעותיים ופחות מטריחים ומשמימים, והדבר ניכר הן בפריון העבודה והן בשביעות הרצון של העובדים.

בנוסף לכך מושג חיסכון נכבד בהוצאות משרדיות. כך למשל, המשרד או העסק חוסכים לא מעט על קניית הניירות עצמן, על הדיו של המדפסות, על תיקיות וחוצצים, על ארוניות ומדפים, על שעות עבודה של צרכני חשמל למיניהם, ועוד. לפיכך, המעבר אל חתימה דיגיטלית על משרדים הינו מומלץ ואף חיוני לכל עסק המעוניין להתקדם אל המאה ה- 21 וליהנות מיתרונות כה בסיסיים שמציעה הטכנולוגיה.

השאר תגובה

Please enter your comment!
Please enter your name here