חתימה דיגיטלית הולכת ותופסת מקום מרכזי בפעילותם של עסקים, חברות וארגונים מכל מגזרי המשק, ביניהם משרדי רואי חשבון, יועצי מס, חשבי שכר, חברות ביטוח ולמעשה בכל ארגון המעסיק עובדים ומצוי בקשרים עם לקוחות וספקים. בשורות הבאות נבין מדוע בוחרים רבים כל כך לעבוד עם תוכנת חתימה דיגיטלית ואילו יתרונות היא נותנת להם.
מה זה חתימה דיגיטלית
המשמעות של חתימה דיגיטלית היא שלוקחים מסמך רגיל או טופס מהמחשב, כמו טופס 101, טופס 106, חוזה העסקה, הסכמים לקבלת שירות וכן הלאה, ומעבירים אותם לטופס מקוון. הדבר נעשה בתוך שניות ספורות על ידי מערכת יעודית לנושא זה ומכאן והלאה אפשר למלא את הטופס ולחתום עליו בלי צורך להדפיס אותו. את הטופס שולחים בקישור דרך מסרון לנייד או לכתובת המייל של הנמען, והוא פותח אותו, ממלא את השדות וחותם באמצעות האצבע על מסך המגע או עם העכבר על המחשב. יש לציין כי עם המערכת אפשר גם להוסיף שדות חדשים לטפסים קיימים או ליצור טפסים חדשים לגמרי בהתאם לצרכים, והיא גם יודעת לתת התראות למועדים למשלוחים ואף לשלוח טפסים באופן אוטומטי, לנהל סבבים של חתימות ועוד.
ומה זה נותן?
העבודה עם מערכת חתימה דיגיטלית נותנת יתרונות רבים במספר מישורים. קודם כל היא חוסכת את כל התהליך הארוך של החתמת עובדים, ספקים ולקוחות על ניירת פיזית על כל המשתמע מכך מבחינת הדפסות, סריקות, תיוקים ידניים וכיוצא בזאת. בתוך כך כי גם חוסכת הרבה מאוד זמן שמתבטא בשעות עבודה ובשביעות רצון של כל המעורבים. מלבד זאת חתימה דיגיטלית על מסמכים גם חוסכת הרבה הוצאות לעסק ולארגון, למשל בכל הקשור לקנייה של דיו וטונרים, מדפסות, ניירת ותיקיות וכן הלאה, וגם חוסכת שטח אחסון במשרדים.
יתרה מכך המערכת מגבירה את רמת אבטחת המידע בארגון. חשוב להבין כי מדובר בטפסים שיש עליהם קובץ מוצפן שהמערכת מוסיפה באופן אוטומטי וללא התערבות, דבר המאפשר להבטיח את זהות החותם ואת העובדה שלא בוצעו במסמך שינויים לאחר החתימה. כמו כן, מאחר ומדובר בתהליך ממוחשב נחסכות הרבה טעויות של תיוקים ידניים וגם השליפה היא הרבה יותר מהירה.
מערכת כזו גם חוסכת בהזנה של נתונים אל מערכות ממוחשבות, חוסכת בטעויות במילוי טפסים מפני שהיא מוליכה את מי שממלא את הטופס שלב אחר שלב עד למילוי שלם, מאפשרת הוספה של אישורים ומסמכים נלווים, והדובדבן שבקצפת – גם תורמת לאיכות הסביבה ולתדמית ירוקה של הארגון או העסק.
